Faktury proforma wystawiane są dobrowolnie przez przedsiębiorców. W pewnym sensie jest to ogłoszenie sprzedaży i wezwanie do zapłaty ustalonej kwoty. Dzięki formularzowi kupujący może zapoznać się ze szczegółami przyszłych transakcji. Czy należy brać pod uwagę takie dokumenty?
Faktura proforma
Należy zaznaczyć, że faktura proforma nie jest fakturą w rozumieniu prawa podatkowego, więc jej wystawienie nie rodzi obowiązku podatkowego. Kiedy można wystawić fakturę proforma? W większości przypadków jest wydawany jako potwierdzenie otrzymania zamówienia. Taki dokument mówi kupującemu, że kiedy zapłaci określoną kwotę, jego usługi zostaną wykonane. Niektórzy oczekują też dokumentu proforma z numerem rachunku bankowego, na który można dokonać przedpłatę. Ponieważ formularz nie jest dokumentem księgowym, nie ma określonego wzorów faktur proforma. Co najważniejsze, powinien być zrozumiały zarówno dla wystawców, jak i odbiorców. Jest to dokument handlowy, oferta/zamówienie, od którego najczęściej dokonuje się płatności. Jednak sama w sobie nie jest podstawą rachunkowości. Po zmianie przepisów od 1 stycznia 2014 r. (do ustawy o VAT dodano definicję faktury) pojawia się wiele zastrzeżeń co do tego, czy faktura pro forma zawierająca wszystkie elementy takie jak faktura może być uznana za fakturę. Dotyczy to jednak tylko strony sprzedającego, gdyż samo wystawienie faktury pro forma skutkowałoby obowiązkiem zapłaty podatku VAT. Mimo to nie ma wzmianki o prawie kupującego do odliczenia podatku VAT z takich dokumentów.
Faktura zaliczkowa
Faktura zaliczkowa musi być wystawiona po otrzymaniu częściowej zapłaty za towar lub usługę. Oznacza to, że jeśli wystawimy proformę i otrzymamy częściową płatność, jesteśmy zobowiązani do wystawienia faktury na tę zaliczkę. Równocześnie powstaje obowiązek podatkowy, czyli obowiązek zapłaty podatku VAT w ustawowym terminie. Jakie elementy są obowiązkowe na fakturze przedpłaconej? Oczywiście są to wszystkie elementy znajdujące się na fakturze niezależnej, a mianowicie data wystawienia, numer seryjny, nazwa, adres oraz numery NIP sprzedawcy i odbiorcy. Faktury zaliczkowe muszą również zawierać informacje o zamówionych towarach lub usługach z podziałem na netto, VAT i brutto. Dodatkowo faktury zaliczkowe powinny zawierać kwotę otrzymanej zapłaty, która musi być rozbita na naliczoną kwotę netto i podatek VAT. W obliczeniach przyjęto metodę „sto”, czyli przyjmuje się, że otrzymana zaliczka jest kwotą całkowitą. Tak obliczony podatek zostanie wykazany w deklaracji VAT. Może się zdarzyć, że kupujący wpłaci kilka zaliczek przed otrzymaniem towaru lub usługi. W takim przypadku należy każdorazowo wystawić kolejną fakturę przedpłaconą, rozbijając ją na część netto i VAT w analogiczny sposób. Warto pamiętać, że w przypadku wpłaty zaliczki zawsze zostanie wystawiona faktura zaliczkowa. Może nawet pokryć całą kwotę kontraktu. Jednak ważne jest, aby płatność nastąpiła przed dostarczeniem towarów lub usług.
Faktura końcowa
Faktura końcowa wystawiana jest po dostawie towaru lub usługi. Ustawodawca nakazał – zapewne w celu ułatwienia rozliczeń – umieszczanie na fakturze końcowej numerów wszystkich wcześniej wystawionych faktur przedpłaconych. Jeżeli jakakolwiek część zamówienia nie została opłacona, faktura końcowa powinna zawierać informację o pozostałej kwocie podatku VAT.
